به منظور حفظ یکپارچگی علمی و ظاهری مقالات و تسهیل در فرآیند داوری و انتشار، از کلیه نویسندگان محترم درخواست می‌شود مقالات خود را مطابق دستورالعمل‌های کنفرانس تهیه و ارسال نمایند. مقالات باید بر اساس قالب رسمی کنفرانس (برای مقالات انگلیسی در فرمت استاندارد IEEE) تنظیم شده و در قالب فایل PDF و فایل قابل ویرایش Word یا LaTeX از طریق سامانه ارسال مقالات بارگذاری شوند. زبان مقالات می‌تواند فارسی یا انگلیسی باشد، با این حال ارائه مقالات به زبان انگلیسی توصیه می‌شود.

ساختار مقاله شامل عنوان، نام نویسندگان و وابستگی سازمانی، چکیده، کلمات کلیدی، مقدمه، روش تحقیق، نتایج و بحث، نتیجه‌گیری و فهرست مراجع باشد. رعایت نگارش علمی، شفاف و دقیق در متن ضروری است و تمامی شکل‌ها، جدول‌ها و روابط باید به‌صورت مناسب شماره‌گذاری و دارای عنوان باشند. همچنین لازم است تمامی منابع به‌صورت استاندارد (ترجیحاً به سبک IEEE) در متن ارجاع داده شوند.

ارسال مقالات صرفاً از طریق سامانه کنفرانس انجام می‌شود و کلیه مکاتبات از طریق ایمیل ثبت‌شده و اطلاع‌رسانی در وب‌سایت کنفرانس صورت خواهد گرفت. مقالات پس از دریافت، توسط داوران متخصص به‌صورت داوری همتا بررسی شده و نتیجه به‌صورت پذیرش، پذیرش با اصلاحات یا رد اعلام خواهد شد. اعمال اصلاحات در زمان مقرر برای پذیرش نهایی الزامی است.

توجه داشته باشید که هر مقاله پذیرفته‌شده نیازمند حداقل یک ثبت‌نام کامل می‌باشد و مقالاتی که مطابق قالب و دستورالعمل‌های اعلام‌شده تهیه نشده باشند، ممکن است از فرآیند داوری خارج شوند. همچنین در صورت وجود، اطلاعات مربوط به حمایت مالی یا منابع داده را در مقاله ذکر نمایند.